новости

Порядок уничтожения конфиденциальных документов

Конфиденциальные документы, которые не имеют практического значения для организации, и архивы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению. Уничтожение подобных материалов должно быть полной. Для соблюдения прозрачности процедуры утилизации секретных документов, исключения их подмены, утери, частичного уничтожения с возможностью восстановления необходимо, чтобы принятие решения о выделении документов к уничтожению, процесс подготовки и непосредственно шредерование (измельчение) проходило в присутствии представителя.

Как происходит процедура уничтожения документов?

Уничтожение конфиденциальных документов по акту предусматривает проведение следующих действий:

- проверки наличия и комплектности документов и их носителей, включенных в акт;

физическое уничтожение материалов и носителей информации (путем сжигания, дробления, шредерования, кипования, измельчения);

- внесение в акт записи об уничтожении документов (каждый уничтоженный документ фиксируется отдельной позицией).

- Акт об уничтожении документов подписывают после проведения процедуры все члены ЭК и руководитель предприятия.

Если уничтожение конфиденциальных документов производится за пределами предприятия, важно позаботиться о безопасной доставке их к месту утилизации, исключив доступ посторонних лиц. Материалы должны находиться в опломбированных коробках и перевозиться служебным транспортом в сопровождении представителя организации.

Уничтожение документов без составления акта

Некоторые конфиденциальные документы могут быть ликвидированы без составления акта. К ним относятся: испорченные бумажные и прочие носители информации, черновики, копии, описи и другие материалы, находящиеся у исполнителя.