Архивное законодательство

Новый порядок оформления, хранения и выдачи архивных документов

   С 17 сентября 2023 года обновляются правила хранения архивных документов. Изменения в работе нужно учесть с кадровыми и с бухгалтерскими документами. Расскажем о порядке оформления, хранения и выдачи архивных документов:

  Правила хранения архивных документов:

  Для хранения архивных документов (в т ч бухгалтерских, кадровых) организация вправе создать архив или обратиться в архивную организацию, которая предоставляет данные Услуги. Если у организации есть свой архив, то необходимо руководствоваться положениями Правил утв. Приказом Росархива №77 от 31.07.2023 г.

   Когда документ становится архивным:

  Документы становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (в соответствии с локальным нормативным актом).

 Согласно указанным Правилам, документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся:

- в структурных подразделениях

- в архиве (в случае отсутствия в организации условий хранения)

По истечении сроков хранения после проведения экспертизы ценности (согласно гл. III, IV Правил, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г.) такие документы (с коротким сроком хранения) уничтожаются в порядке, установленном п. 31 Правил, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г.).

Дела постоянного (в т. ч. со сроком хранения "до ликвидации организации", по личному составу) и временных (свыше 10 лет) сроков хранения подлежат полному оформлению и описанию (включению в опись дел, документов) в соответствии с разд. VI Правил, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г. Они передаются в архив на хранение.

Как оформлять дело, которое передается в архив:

Оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

- изъятие файлов-вкладышей, скрепок, металлических скоб, стикеров, физически обособленных носителей электронных документов;

- подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);

- нумерацию листов дела;

- составление и подшивку листа-заверителя дела по рекомендуемому образцу, приведенному в приложении № 4 к Правилам, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г., в конце дела;

- составление и подшивку внутренней описи документов дела по рекомендуемому образцу, приведенному в приложении № 5 к Правилам, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г., в начале дела (при необходимости);

- оформление обложки дела по рекомендуемому образцу, приведенному в приложении № 6 к Правилам, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023г.;

- лист использования (при необходимости) по рекомендуемому образцу, приведенному в приложении № 20 к Правилам, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г.

   Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине корешка не более 4 см.

   Документы прошиваются на четыре прокола (на три прокола – для малоформатных дел) в твердую обложку с учетом возможности чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них.

   Электронные архивные документы нужно хранить на физически обособленных носителях и (или) в системе хранения электронных документов (СХЭД).

   При подготовке электронных дел составляются документы постоянного или временного (свыше 10 лет) сроков хранения по рекомендуемому образцу, приведенному в приложении № 12 к Правилам, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г.

   Аудиовизуальные документы также включаются в архивный фонд.

Более подробно порядок оформления дел прописан в п. 47, 50-75, 132-171 Правил, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г.

• Кодексы, федеральные законы, указы, постановления, приказы, законы правительства, правила, инструкции, ГОСТы